Guia Para desarrollar Plan de negocios agricolas ,para granjas y ranchos

Antes de Empezar: ¿Por qué Desarrollar un Plan de Negocios y Quién Debería ser Involucrado en este Proceso?

 

Los dueños de negocios con y sin experiencia, independiente de su situación actual, se pueden beneficiar con la planificación de negocios. Como un productor con experiencia, Ud. también puede desarrollar un plan: Haga un plan para una transición de lo convencional a un manejo de producción orgánica; expanda sus operaciones; incorpore más miembros de su familia o compañeros en su negocio; transfiera o venda el negocio; aumente valor a su trabajo existente a través del producto terminado, ventas directas o mercadeo cooperativo. ¡Nunca es tarde para empezar a planificar! Si Ud. es dueño por primera vez de una parcela de tierra o es un granjero principiante, quien está considerando establecer un alojamiento Cama y Desayuno, o una empresa de agricultura con el apoyo comunitario, una planificación de negocios puede ayudarle a identificar el manejo de tareas y las opciones financieras, que son parecidos a sus valores personales, del medio ambiente, económico y la comunidad.

 

La planificación de negocios es un proceso continuo de resolver problemas como identificar desafíos y oportunidades que se aplican a su mercadeo, operaciones, recursos humanos y finanzas, y desarrollar estrategias objetivas para llevar a su negocio más allá de su situación actual, hacia su visión futura de negocio.

 

Una vez desarrollado su plan de negocios, puede ser usado a largo plazo, como una herramienta interna de organización o para comunicar sus planes a otros que no forman parte de su negocio.

 

Use su plan de negocios para:

Hacer un mercadeo regular o por temporada, operaciones, recursos humanos y decisiones financieras.

Buscar las metas económicas, medio ambientales y comunitarias.

Desarrollar un perfil de negocio para comunicarse dentro y fuera de su familia y con posibles socios de negocios, prestamistas y clientes.

 

 

 

Antes de que comience a trabajar con esta guía, tómese un momento para considerar donde está en el ciclo de vida de negocios y por qué está desarrollando un plan de negocios. ¿Está Ud. empezando? ¿Está listo para crecer? ¿Está planificando para consolidar y transferir el negocio?

 

Basado en su posición del ciclo de vida de negocios, ¿Qué es lo que quiere conseguir? ¿Necesita explorar un desafío financiero crítico u operaciones que Ud. actualmente afronta? ¿Investiga una oportunidad de mercadeo? ¿Quiere prepararse para un cambio interno anticipado en recursos humanos? Lo más probable es que tiene motivos interdependientes para planificar. Esta guía está diseñada para ayudarle a trabajar a través de muchos de ellos. Esté claro, que los asuntos de retiro y transferencia de una granja, no son mencionados en el texto o en la hoja de ejercicio. Si el retiro y la transferencia de negocios son sus asuntos críticos, Ud. se beneficiará trabajando con los primeros capítulos (identificando valores, revisando su historial y su actual situación e identificando su visión y sus objetivos) antes de hablar con un abogado o consultor financiero para ayudarle a elaborar liquidaciones específicas de negocios y estrategias de transferencia.

 

Una vez que identifique por qué está desarrollando un plan de negocios, tiene que decidir quién estará involucrado en este proceso. Lo ideal es que su plan sea hecho en equipo, no solo para obtener ideas, sino para asegurarse de que tendrá apoyo de toda la gente que se involucre cuando ejecute el plan. Su equipo de planificación puede ser considerado como accionistas, gente que juega un papel importante en la ejecución, ó estará involucrada en el negocio y decisiones personales. Los accionistas muy a menudo incluyen miembros de la familia, empleados, socios, inquilinos, otros productores, dueños de la tierra, clientes, organismos de recursos, comerciantes de insumos, prestamistas, miembros de la comunidad, veterinarios y otros técnicos expertos. Estas personas deberían ser consideradas su equipo de planificación.

 

Una vez que Ud. identifique los asuntos críticos que quiera corregir en su plan, piense cómo su plan será usado, si Ud. pretende usar su plan como una guía de temporada, enfoque su trabajo en los aspectos prácticos de implementación. Si su objetivo primordial es atraer a posibles socios o financiamiento, Ud. necesitará dedicarle más tiempo y espacio para detallar su visión de negocios, su viabilidad financiera y la descripción del mercadeo de su producto o servicio final.

 

 

 

Evalúe Su Situación Actual

 

La presente circunstancia alrededor de su vida y negocios puede crear oportunidades únicas así como obstáculos. Esta sección le guía a la descripción de su situación actual para cada una de las funciones de manejo de negocios: mercadeo, operaciones, recursos humanos y finanzas. Esta es la oportunidad de hacer un inventario de sus recursos y evaluar cómo los está usando.

 

En cada área Ud. va a colectar hechos y cifras que le ayudará a evaluar su operación en términos de fortaleza, debilidad, oportunidades y amenazas. Fortaleza y debilidad se refiere a factores que son internos en su negocio. Oportunidades y amenazas se refiere a factores ambientales externos en su negocio. Al final sus planes para el futuro deberían ayudarle a construir su fortaleza sobreponiéndose a su debilidad. Su plan debe ayudarle a aprovechar las oportunidades ó rechazar las amenazas ofrecidas por el medio ambiente.

 

Involucre miembros de su equipo de planificación y otras personas con intereses en este proceso.

 

Evaluar su situación presente desde varios puntos de vista, puede ayudarle a ganar perspectiva en los asuntos y alternativas que su plan va a dirigir.

Situación de Mercadeo

Cuando Ud. pide a otro granjero que describa su trabajo, la respuesta generalmente empieza con la información del tamaño de su granja, qué produce y si cría ganado. Esto tiene sentido para un viejo agricultor. Cuando la venta se enfocaba en mercancía indefinida a compradores anónimos. Cada vez más nos dirigimos hacia el nuevo agricultor. Cuando los granjeros venden productos definidos y están en contacto directo con sus clientes.

 

Ud. puede comenzar con cualquiera de las cuatro áreas de manejo de acuerdo a como vaya desarrollando la descripción de su trabajo, pero le animamos a que empiece a considerar una evaluación de los mercados que Ud. sirve y sus estrategias para servirles.

Estas son las preguntas claves, que Ud. debe contestar:

Producto: ¿Cuál es nuestro producto?

Clientes: ¿Qué mercados sirve?

Distribución: ¿Cómo distribuimos nuestro producto?

Precio: ¿Cómo le ponemos precio a nuestros productos?

Mercado e Industria: ¿Cómo cambia nuestro mercado?

 

Producto: ¿Cuál es Nuestro Producto?

Esta generalmente es una pregunta fácil, pero algunas veces sirve para pensar que es lo que Ud. produce. ¿Qué es un producto? por ejemplo Frank Foltz de Northwind Nursery and Orchard produce plantas comestibles que están muy bien adaptadas a los inviernos del norte, también proporciona sus conocimientos e información escribiendo notas y en un taller anual para educar a sus clientes sobre la producción de fruta y otras habilidades para trabajar en la hacienda. ¿Este componente de servicios es algo que está simplemente atado a las plantas que él vende o tiene el potencial de ser un producto separado?

 

Clientes: ¿Qué Mercados Servimos?

Generalmente tendemos a pensar en el mercado como un lugar, pero es más útil pensar en sus mercados en términos de compradores potenciales de sus productos. Algunos ejemplos le ayudarán a entender el concepto de mercado:

Greg Reynolds de la granja Riverbend vende vegetales frescos producidos orgánicamente, a los restaurantes, cooperativas de comida y a los clientes de la comunidad de apoyo de la agricultura, en el área metropolitana de las ciudades gemelas.

Mary Doerr de la granja Dancing Winds vende queso de cabra hecho en su granja para los compradores del farmers market (mercado al aire libre) en St. Paul. También da la oportunidad a los visitantes del sudeste de Minnesota de disfrutar de su granja y aprender cómo se hace el queso, quedándose en su hotel Cama y Desayuno.

Dave y Florence Minar vendían leche a su cooperativa local, gallinas, res y puerco a los clientes del área metropolitana de las ciudades gemelas que visitaban la granja Cedar Summit.

 

Cada una de estas descripciones cortas de mercados indica no sólo dónde se venden los productos, la región geográfica del mercado, sino también a quién son vendidos. (Nota, es común vender a más de un mercado y que los clientes del mercado muy a menudo pueden ser clasificados en muchos grupos). Una vez que tenga una descripción básica del mercado o mercados que Ud. sirve actualmente, tendrá que recolectar información más detallada, en los sectores, tamaño y alcance de su mercado, así como quien sirve el mercado. ¿Hay diferentes segmentos en la base de sus clientes por ejemplo, hogares o negocios? ¿Cuántos clientes potenciales hay en cada sector en el área que Ud. sirve? ¿Cuántos clientes tiene Ud. en cada sector y cuánto compran?

 

Distribución: ¿Cómo distribuimos nuestros productos?

Distribución es el trabajo de hacer llegar sus productos de su granja a sus clientes. Un sistema de distribución es descrita en términos de los procesos logísticos usados para almacenar y transportar el producto, los lugares donde el producto es vendido, y los mercados intermediarios que ayudan a facilitar el flujo de su producto. En términos amplios, muchos sistemas de distribución de productos de la granja pueden ser agrupados en tres categorías:

Venta de la mercancía al primer comprador o procesador, por ejemplo, venta de grano al elevador de granos local, leche a la planta procesadora de leche, o cerdos al matadero.

Venta a través de una tienda de abarrotes o minorista, por ejemplo, venta de procesado, pollo empaquetado a una minorista local, venta de una mezcla de panqueque a través de una distribuidora de comida natural o venta de vegetales frescos a través de una cooperativa de comida natural.

Mercadeo Directo, por ejemplo, venta de productos alimenticios frescos en un puesto en la carretera, venta de productos de queso de la granja en el mercado al aire libre o venta por catálogo de viveros.

 

Desde luego, dentro de estas categorías hay una interminable gama de variación de productos específicos.

 

En general, el sistema de distribución de artículos es lo más barato, pero también ofrece pocas oportunidades para establecer contacto cercano con clientes y para aumentar valor a las características únicas. El mercadeo directo de sistemas ofrece la gran oportunidad para el contacto de clientes y la diferenciación de productos, pero generalmente son los más caros cuando se aumentan los costos de tiempo y transporte. Vendiendo a través de un minorista, que es contactar a sus clientes por medio de mercados intermediarios es algunas veces una alternativa atractiva a los otros dos sistemas de distribución. Ud. casi siempre puede mantener una conexión fuerte con sus clientes usando empaquetadura diferente o haciendo demostraciones regulares en las tiendas. También se puede ahorrar costos compartiendo almacenaje, transporte y en la exposición de productos. Muchos de estos ahorros de costos irán a los minoristas, en otras palabras, cuando trabaja con un intermediario, tendrá que compartir lo recaudado de sus ventas al cliente final con el minorista.

 

 

 

Precio: ¿Cómo le ponemos precio a nuestros productos?

 

Los precios que cobra por sus productos son influenciados por los costos de producción (sus productos y de su competencia) y por la disposición de pagar de sus clientes. Desde la perspectiva de un granjero, sería muy bueno establecer precios de productos a los niveles que cubre todos los costos e incluye una ganancia justa. Como quiera, su habilidad de hacer esto dependerá de las acciones de su competencia y de la fortaleza de la demanda de sus clientes y por las características que hacen de su producto único. Ud. casi siempre ha visto esta fuerza de mercado en el trabajo o en una de las visitas al mercado al aire libre. Cuando hay muchos productores vendiendo el mismo producto, sin una diferencia significativa en calidad, el precio inmediatamente se pone en un mismo nivel. Originalmente, esto sería en un nivel que reúne todos los costos y hay una ganancia, por lo menos para los productores más eficientes. Al final de un día de mercado, el precio por un producto perecedero podrá bajar mucho menos que el costo de producción, si muchos productores todavía tienen una gran cantidad de productos que se echan a perder si no se venden. En la misma situación, si los clientes perciben que el producto de un productor tiene mejor calidad, este productor podrá cobrar un precio más alto. Así como va subiendo el precio de productos de mejor calidad, los clientes menos leales optarán por escoger productos de menos calidad. La competencia establece el techo del precio del mercado que cualquier producto puede alcanzar. Cuanto más intensa la competencia, más difícil será cobrar un precio por encima de la par. En este ejemplo hemos enfocado la competencia en el mismo mercado al aire libre. Es importante reconocer que la competencia relevante será el supermercado local u otros productos, todo en conjunto.

 

Promoción: ¿Cómo promocionamos nuestros productos?

La promoción efectiva de los productos es crítica para el éxito del mercadeo. Casi siempre pensamos en publicar, cuando escuchamos el término de promoción del producto. Esto puede ser a través de folletos, carteles, o una página web. Desde luego hay muchas otras maneras que Ud. puede informar a sus clientes potenciales acerca de sus productos. Por ejemplo, muchos productores ofrecen degustar/probar sus productos en tiendas y en el mercado al aire libre. Otros productores confían en los esfuerzos de promoción de un grupo de artículos de consumo o de mercadeo en conjunto. Un buen ejemplo de esta clase de estrategia promocional es el etiquetado ecológico. Muchos organismos en el país tienen programas de certificación para reconocer la comida que está producida de acuerdo a los niveles específicos de ecología sostenible.

 

Mercado e Industria: ¿Cómo está cambiando nuestro mercado?

Los mercados difícilmente se quedan estáticos. Por el lado de los proveedores, nuevos competidores pueden entrar, mientras rivales viejos cierran sus negocios. Por el lado de la demanda, la introducción de nuevos productos substitutos podría reducir la demanda de su producto o un estudio nuevo podría hacer posible que Ud. haga un reclamo de salud, que pueda ayudar a expandir la demanda por su producto. A largo plazo, tendencias amplias con sus clientes y competidores demográficos, tecnología y políticas de gobierno pueden transformar el tamaño y estructura de su mercado. El último paso en evaluar su actual estrategia de mercadeo y actividades, es mirar adelante para evaluar un cambio potencial.

 

Generalmente cuando miramos para atrás después de experimentar un cambio brusco inesperado, nos damos cuenta que pudimos haberlo visto venir. Preguntándonos las suposiciones más sostenidas acerca de sus mercados, pueden ayudarle a identificar asuntos que necesitan ser corregidos así como ir elaborando su plan de negocios para el futuro.

 

Situaciones de Operación

Antes de planear el futuro, es importante mirar hacia atrás y evaluar los recursos disponibles en la operación de su granja y los negocios donde Ud. usó estos recursos. En esta sección, el enfoque es en recursos físicos, más tarde, Ud. evaluará los recursos humanos y financieros de su negocio.

 

La evaluación de recursos físicos y operación de la granja debe responder a las siguientes preguntas:

Recursos: ¿Cuáles son los recursos físicos disponibles en nuestro negocio?

Producción: ¿Qué sistemas de producción estamos usando?

Manejo: ¿Qué sistemas de manejo tenemos en el lugar para apoyar nuestro negocio?

 

¿Qué recursos físicos están disponibles para nuestro negocio agrícola?

Los recursos físicos, incluyen tierra, edificaciones y otras estructuras, maquinarias y equipo, ganado vacuno y granja avícola. Estos son los bienes reales que Ud. usa para producir sus productos que pone al mercado. Claramente la cantidad y calidad de los recursos que Ud. controla afecta su operación actual e influencia sus oportunidades futuras. Aparte de enlistar sus recursos físicos, es también importante anotar las restricciones institucionales que se usa, incluyendo alquileres a largo plazo, facilidades, acuerdos de conservación y otras disposiciones que deben ser cumplidas en los próximos años.

 

Leyes y políticas reguladoras afectan la operación de los negocios, en adición, oportunidades de hacer mercado a través de contratos a largo plazo y valor adquirido de cooperativas pueden representar consideraciones institucionales importantes en planificar sus operaciones.

 

¿Qué sistema de producción estamos usando?

Ahora que Ud. ha descrito los recursos físicos que usa en su actual sistema de operación, la siguiente tarea es describir el sistema de producción actual en el que usa estos recursos. Esto involucra describir la rotación de los cultivos, el tiempo de operación, la maquinaria y otros aportes usados, la cantidad de producción y cómo su producción es almacenada, procesada y entregada en el mercado.

 

Por cultivo de producción, este proceso puede generalmente ser acompañado, más fácilmente pensando en la secuencia de actividades involucradas y anotar cuidadosamente la maquinaria que será usada, aportes operacionales, así como semilla y fertilizantes aplicados y los requisitos del trabajo.

 

Describir el sistema de producción del ganado, es siempre más complicado que los cultivos, porque el trabajo y otros aportes son requeridos diariamente. Ud. puede simplificar la tarea, describiendo las actividades que se hacen por el periodo de un año. Los periodos apropiados, dependen de las especies del ganado o del criado avícola y qué niveles de aportes frecuentes, son cambiados a través del año. Por ejemplo si crece el mercado de criado de cerdos, Ud. puede especificar los periodos de producción basado en el tiempo y peso, en que los cambios de ración fueron hechos. Si se les da cuatro dietas de comida desde que el puerco es destetado hasta el peso que va al mercado, la duración y los aportes requeridos pueden ser especificados por cada uno de los cuatro periodos. En la cría de ganado, el año podría ser dividido en periodos representando las diferencias más importantes en vivienda y requisitos laborales. En cada caso, la duración del periodo debería ser determinado por el periodo sobre el que trabajo y los requisitos aportados, son relativamente estables día a día.

 

Mientras es crítico describir por separado cada cultivo y negocio de ganado, es también importante considerar como encajan juntos. Caso contrario, el cambio en un negocio puede tener consecuencias indeseadas por otras partes de la operación. ¿Usa Ud. los cultivos producidos en su granja para alimentar a su ganado? ¿Utiliza Ud. estiércol de un negocio de ganado como un aporte en uno o más de sus negocios de cultivo? ¿Hay obstáculos significativos o periodos flojos en el calendario anual en su granja?

 

A medida que piensa como una empresa individual y el calendario anual de actividades para sus propias operaciones, mantenga la idea general en su mente y mire a las colaboraciones y conflictos entre negocios. Piense bien si está utilizando sus recursos físicos lo más eficiente posible.

 

¿Qué manejo y sistema de información de manejo tenemos en el lugar para apoyar las operaciones de la granja?

Los conocimientos plasmados/expresados en prácticas de manejo y la información contenida en los archivos de buena producción son también recursos importantes para la operación de su granja. A nivel de negocio, revisiones regulares de los archivos de producción, pueden ayudarle a detectar problemas antes de que se vuelvan más serios, ayudándole a controlar costos y aumentar la producción. Por ejemplo, la familia Minar, regularmente revisan la cantidad de la leche y los reportes de calidad desde su cooperativa local de lácteos, para monitorear su negocio de lácteos. A través de su participación en la Asociación de Mejoramiento de Lácteos local, ellos consiguen más información detallada en cada producción de vacas, como una granja a nivel completo, la familiaridad con el plan anual y el análisis podría ser una evaluación de mucho valor para una operación que esta puesta para hacer un cambio importante. Realizar juntas regulares y discusiones que involucren a cada uno en la operación, son también muy valiosas, para una planificación y análisis financiero y mantener el hábito de una buena comunicación entre los miembros de la familia y sus socios. Estas habilidades esenciales para lidiar con sucesos no esperados que de seguro vienen cuando se expande el negocio, sería difícil de desarrollar cuando se necesiten.

 

 

 

La Situación de los Recursos Humanos

La gente es un recurso esencial en cualquier negocio agrícola. Aquéllos que planean manejar el trabajo día a día deberían ser el factor más importante en determinar el éxito de la operación de la granja. La base de los recursos humanos en su granja incluye Ud. y su familia u hogares que contribuyen con tiempo y esfuerzo a su operación, también incluye empleados a tiempo completo y medio tiempo, internos, consultores que Ud. contrata para proveer consejos o pericia y proveedores de otros recursos, así como productores especialistas o vecinos.

 

La evaluación de sus recursos humanos de su granja deberían contestar las siguientes preguntas:

La fuerza del trabajo actual: ¿Quién está involucrado en nuestro negocio y qué rol desempeña?

Habilidades: ¿Cuáles son nuestras habilidades propias y particulares? ¿De qué habilidades carecemos?

Cambio: ¿Cambiará nuestra situación de trabajo en un futuro inmediato? ¿Alguien llegará o dejará nuestra operación?

 

Situación Financiera

Una información detallada de las finanzas actuales es un componente clave de cualquier plan de negocios, particularmente si este va a ser usado para generar recursos de afuera, en la forma de préstamos o inversión neta. Mientras algunos de sus objetivos personales no pueden ser expresados en términos monetarios, un cierto nivel de planeamiento financiero es necesario para la operación de la granja para que sea viable a largo plazo. Una evaluación verídica de sus finanzas actuales provee un resumen de los valores de sus recursos físicos disponibles para su operación. También le muestra los ingresos generados por estos recursos en combinación con los recursos humanos a través de sus operaciones y estrategias de mercadeo. Adicionalmente, el fuerte de su posición financiera determinará su habilidad de acceder a los recursos capitales que Ud. necesitará para aumentar y usar nuevos recursos en su trabajo.

 

La evaluación de recursos financieros de su granja deberían contestar las siguientes preguntas:

Necesidades Financiera: ¿Cuáles son nuestros gastos actuales en nuestra familia?

Rendimiento Financiero: ¿Cómo ha sido el rendimiento financiero de nuestro negocio en el pasado, y cuán fuerte es nuestra posición financiera actual?

Riesgo: ¿A qué tipo de riesgos nuestro negocio está expuesto actualmente?

Entorno Financiero: ¿Cuál es nuestro actual entorno financiero y como está cambiando?

 

Necesidades Financieras: ¿Cuáles son los gastos actuales de nuestra familia?

Si Ud. y su familia dependen del negocio de la granja, como su única fuente de ingreso o como la más importante fuente de ingreso, que está suplementada por ingresos fuera de la granja, su trabajo solo puede ser sostenible a la larga, si éste provee suficiente ingresos para pagar los gastos básicos para vivir. Para la mayoría de la gente, hacer un estimado realista de los gastos de la familia es el punto de partida para evaluar la condición financiera de su actual trabajo.

 

Riesgo: ¿A qué tipo de riesgo está expuesto el negocio?

 

En la industria agrícola de hoy, el manejo de riesgos se ha vuelto un tema importante, particularmente para los agricultores que han contado con la intervención del gobierno para mitigar riesgos relacionados a precios y producción. Independiente de que Ud. produzca maíz, soya, leche de vacas en pastura, vegetales orgánicos o frutas no tradicionales en árboles, el manejo de riesgos va a ser un componente importante en sus negocios. Sin esto, riesgos no controlados e incertidumbre reduce la confiabilidad de las proyecciones financieras y hace difícil el análisis de inversiones. Riesgos no manejados también llevan consigo un alto grado de stress para el agricultor y su familia.

 

Entorno financiero: ¿Cuál es nuestro entorno financiero y cómo está cambiando?

Esta es la última pregunta para considerar en la evaluación de la situación financiera de su granja. El análisis de las declaraciones financieras para sus operaciones se enfoca en las fuerzas internas que afectan la historia financiera y la situación actual de su negocio agrícola. Su futuro financiero también será afectado por lo que está pasando fuera de su negocio, dentro de su industria y la economía en general. Lo siguiente son fuerzas externas que son especialmente importantes para su salud financiera de sus operaciones:

Tasas de interés. A finales de los 70 y principios de los 80, altos intereses pusieron una carga muy pesada en cada negocio que estaba usando capital sustancial prestado. ¿Podría pasar otra situación similar en el futuro?

Empleo. ¿Estarán disponibles empleados confiables y conocedores a salarios (incluyendo posibles beneficios) que Ud. pueda pagar? Recientemente éste era un problema para muchos pequeños negocios. Las tasas de salarios han subido marcadamente debido a altos niveles de empleo y mayor demanda de trabajadores confiables.

Inflación. Productores que venden en los mercados de mercaderías ya saben hace mucho que la inflación tiende a incrementar los costos de las granjas más rápidamente que los precios agrícolas. Hay algún potencial de que nos encontremos en otro periodo de inflación como el experimentado en los 70?

Acciones del gobierno. ¿Si sus productos están subsidiados por el gobierno actualmente, continuará el nivel de apoyo actual mientras la población de la nación se vuelve más y más urbana? ¿Aumentarán las políticas del gobierno en relación a salarios, regulaciones del medio ambiente, y reporte de costos? ¿Si su mercado depende de la demanda de exportaciones, hay algún potencial de que sanciones políticas internas o acciones de gobiernos extranjeros puedan perturbar sus ventas?